CASO: HYDROPRESS (379)

La empresa Hydropress Service es una empresa dedica a la comercialización de herramientas, accesorios y equipos para talleres de vehículos livianos con operaciones en desarrollo dentro de Lima y el norte del Perú, sin embargo una de sus principales debilidades se debe a que los productos que comercializa son sólo en Marcas nacionales y bajo esta situación la competencia le está quitando participación en el mercado generando resultados negativos en la actual gestión. Ante tal situación se optó por contratar un Gerente de Administración de Operaciones Logísticas quien logró establecer una relación comercial importante con productores norte americanos y europeos para la importación de marcas reconocidas internacionalmente, logrando la distribución exclusiva en Perú de las siguientes marcas:

Ingersoll Rand, Metal Plan, Linconl, BRC GAS EQUIPMENT.

El Gerente General, después conocer este importante logro consideró que la empresa necesitaría tener un aparato Logístico apropiado para el respaldo de sus operaciones de reaprovisionamiento internacional, asimismo también indicó que para lograr mantener estas nuevas negociaciones hay algunos aspectos que lo mantiene preocupado:

Primero: Se sabe que el área de Logística se encuentra ubicada en la ciudad de Lima, centro de operaciones de la mencionada empresa, sin embargo podemos evidenciar que las compras de productos y servicios, para la operatividad de cada Sucrusal ,también se realizan, almacenan y distribuyen en Trujillo, Cajamarca, Talara y Tumbes, donde cada Administrador de Sucursal viene efectuando sus propias adquisiciones de manera directa en proveedores Peruanos sin coordinar con Logística, sin hacer velar el cumplimiento de ningún lineamiento estratégico Logístico ya que desconocen el impacto que se viene generando.

Segundo, las sucursales envían los documentos generados (Facturas y guías de remisión) a Logística para el trámite de “regularización” y pueda procesarse el pago al proveedor, esto significa que Logística debe regularizar el proceso de compras generando los documentos contractuales de forma retroactiva a través de la emisión de una orden de compra o servicio según sea el caso, esto conlleva solicitar también regularizaciones en las aprobaciones de las órdenes de compra para luego enviar a contabilidad y continúe el procedimiento de pago adjuntando los comprobantes generados en las sucursales. Muchas veces, desde contabilidad, estas facturas son devueltas al área de Logística puesto que no se puede verificar el estado de entrega del bien o servicio y en muchas ocasiones también aparecen con precios sobre valorados. En Lima, por tanto, Logística recibe todos los comprobantes de las sucursales remotas incluso para trámite de regularización generando una recarga operativa impresionante por el volumen y el desorden existente tal es el caso que los comprobantes no pueden ser provisionados por el área contable en el mes que corresponde sino al mes siguiente y en algunos casos con mucho más desfase por la lentitud de la llegada de las facturas, Logística invierte tiempo identificando a los responsables de las compras en otras palabras realizan un trabajo de apagar incendios.

Necesitan hacer algo pronto para reducir, no sólo, esa carga operativa sino el desorden existente en el manejo de recursos comentó el Gerente de Administración de Operaciones Logísticas, considerando que al revisar los indicadores de gestión del año anterior tienen registrado que el 70% de su costo de ventas están representados por compras generadas en sus sucursales, un monto importante que controlar, y el retraso de la información no permite evaluar a la empresa en tiempo real sobre sus estados financieros, situación que le exige el Directorio y Gerencia General.

Tercero, en el proceso de verificación de los gastos encontramos que el proveedor del área marketing Punto Visual, el que aparece contratado para el diseño y publicación en sus paneles luminosos publicidad de los productos de la empresa, se encontró que el propietario de esta empresa es el mismo Jefe de Marketing quien efectuó la contratación de su propia empresa para luego enviar su factura mensual por el monto de S/.55000 a Logística para su procesamiento vía regularización y posterior pago.

Cuarto, otra señal de alerta se dio hace unos días, el Gerente de Logística tuvo que atender un problema, el proveedor Wurht había ingresado mercadería a uno de los almacenes aduciendo haber negociado con el dueño de la empresa Hydropress Service la venta de protectores de asiento y timón para todas las sucursales, sin embargo al consultar dicha afirmación con el mismo dueño éste negó tal convenio; el Gerente de Logística de inmediato procedió a dar la orden al Jefe de Almacén para la devolución de los productos al proveedor sin embargo se dio con la sorpresa que el Jefe de Almacén ya había procedido a distribuir y utilizar los productos por falta de espacio en sus almacenes pues este pensó que “se iban a recibir los productos como siempre se hizo y luego se regularizaría”, es decir, se identificó que no tenían una orden de compra ni factura por ende no registró esta operación con una nota de ingreso y salida enel sistema de los almacenes, al revisar los documentos presentados sólo se encontró la guía de remisión de la empresa Wurth sellada y recibida por Almacén y una cotización con el siguiente detalle:

El Gerente de Logística muy preocupado por dicha situación, consultó a la competencia el precio del mismo producto encontrándose que su valor estaban alrededor de la mitad de precio otorgado por WURHT, muy alarmado solicita al proveedor una rebaja pero este no ofrece mejores condiciones. El problema trasciende hasta el Gerente de General quien al revisar los documentos y costos autoriza al Gerente de Logística la compra de dichos materiales; recibida tal autorización se procedió a emitir la orden tal cual se indicó en cuadro adjunto. Después de dos semanas de haber sido emitida y recibida la orden de compra por Wurth retorna la orden con la factura en el adjunto con el siguiente total:S/.20,850 + IGV= S/.24,603 esto desata un nuevo problema puesto que habiéndose fijado un monto desde la cotización el proveedor le sumó un IGV manifestando que no estaba contemplado el impuesto en la proforma, Logística al revisarla misma se dan con la sorpresa que no se indica claramente si está o no incluido el IGV, el personal antiguo de Logística comentó que este tipo de situaciones ocurren a menudo debido a que el dueño de la empresa no mantiene el orden de los procedimientos y muchas veces desautoriza a los Gerentes.

El dueño de la empresa es la autoridad máxima dentro de la empresa, y sus decisiones cambian de un momento a otro, pero se pueden evidenciar problemas serios con este tipo de gestión.

Quinto, hace un mes el proveedor MAESTRO HOME CENTER envió un reclamo con una lista de comprobantes pendientes de pago desde el año 2014, una vez que se puso en conocimiento a Logística se procedió a emitir las ordenes, sin embargo un asistente de Logística comentó que es imposible que no se haya tramitado referido pago echándose a buscar en los documentos del 2014 sin éxito, el colaborador ideo una solución, la de solicitar una copia fedateada de los documentos (Facturas) a Maestro Home Center para regularizar y gestionar su pago con el fin de que el proveedor no nos corte la línea de crédito existente, pero sin contemplar el reparo tributario que se generará por el pago de un comprobante fuera de su ejercicio tributario. Esta situación es también otra preocupación para el Gerente de Logística y Gerencia General pues se viene presentando a la vez un retraso en el pago de las facturas a muchos más proveedores produciendo la cancelación de las líneas de crédito con las que trabaja Hydropress Service generando falta de atención oportuna en la entrega de productos, sin embargo, para salvar la situación, Logística y Finanzas no tuvieron otro remedio que generar compras y pagos al contado a los proveedores, esto se pudo lograr gracias a una coordinación adicional con el área de Finanzas para la habilitación del efectivo por cada compra, en atención a cada solicitud o reclamo a Logística por la falta de líneas de crédito con proveedores y que las sucursales ya no pueden efectuar. Después de varios meses utilizando el pago al contado, el Área de Finanza y Presupuestos alertó una inminente falta de liquidez para el cumplimiento de sus obligaciones a corto plazo.

Aún así luego de esta solución a corto plazo, de pagos al contado, y conociendo del problema financiero que la empresa empezó a sufrir, sucursal de Trujillo logró a través de una gestión con el dueño de la empresa las autorizaciones para que Finanzas continúe depositando dinero en efectivo y pueda continuar realizando las compras o contrataciones que requieran, esta autorización se da sin el conocimiento del área de logística. Este caso fue detectado después de que contabilidad, quien también desconocía tal decisión, recibiera de Sucursal Trujillo múltiples facturas de compras al contado y enviadas a Logística para la regularización de la emisión de la Orden de compra o Servicios, el Gerente de Operaciones Logísticas no entiende cómo puede estar ocurriendo todo esto en una empresa de tal prestigio.

El clima financiero y de gestión en la empresa está sufriendo producto de las irregulares operaciones, necesitan una pronta solución.

Se pide:

Identificar los procesos referente a la función del gerente de operaciones.

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